Gestão de Frotas Tudo o Que Você Precisa Saber

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Gestão de frotas

Entenda como funciona, porque é importante e como criar uma gestão de frotas eficiente para a sua empresa.

A gestão de frotas deve sempre estar alinhada com o planejamento logístico para manter a demanda do transporte de mercadorias.

Ter os veículos em dia é fundamental para um empreendimento atender aos prazos de entregas e garantir a produtividade dos negócios. 

Pensando nisso, preparamos este artigo para você entender como fazer uma gestão de transporte eficiente para a sua empresa junto do gerenciamento da frota de veículos.

Também vamos te mostrar a melhor forma de proteger sua frota.

Veja

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas refere-se ao controle e administração dos veículos empregados por uma empresa.

Pode se manifestar como um departamento dedicado ou como uma série de atividades integradas a outros setores.

Este processo abarca tanto aspectos estratégicos quanto operacionais, assegurando que os veículos e seus condutores sejam gerenciados de forma eficaz para garantir o funcionamento fluido das operações.

Por que a gestão de frotas é importante para uma empresa?

A gestão de frotas é importante porque ajuda a garantir que todas as operações com os veículos da empresa sejam executadas da melhor forma possível.

Isso gera aumento de produtividade e redução de custos.

O que é um sistema de gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que facilita o planejamento logístico e as operações de uma empresa.

Controlar a administração da frota é importante para garantir o desempenho eficaz dos veículos de entrega e otimizar os resultados empresariais.

Além disso, esse sistema ajuda a empresa a manter o controle sobre a demanda de atividades, contribuindo para aumentar a produtividade e permitindo que a organização se destaque no mercado.

Qual tipo de empresa pode ter frota?

Qualquer tipo de empresa que precise de veículos no dia a dia para realizar seus procedimentos, seja de transporte de mercadorias, entregas, entre outros, já pode considerar uma frota, independentemente do seu tamanho.

Afinal, o termo “frota” se refere a um conjunto de veículos de qualquer tipo.

seguro de frota

Quem é o responsável pela gestão?

Em grandes corporações, é comum haver departamentos específicos dedicados a gestores de frotas.

Em outros cenários, esses gestores podem estar integrados em áreas como Facilities, Operações, Administração, entre outros.

Há também casos em que não existe um especialista dedicado à gestão de frotas.

Nessas situações, a responsabilidade pode ser assumida por profissionais das áreas administrativa, logística, operações, recursos humanos ou até por algum gerente da empresa.

Além disso, a terceirização da frota é uma prática comum.

O que um gestor de frotas faz?

O gestor de frotas gerencia os veículos da empresa e realiza diversas atividades, como:

  • Controle das despesas dos veículos, seja manutenção, combustível ou seguro, por exemplo;
  • Manutenção da frota;
  • Gerenciamento das atividades profissionais para reduzir erros e manter a produtividade do negócio;
  • Gestão da equipe de transporte;
  • Controle de rotas para as viagens;
  • Atendimento às leis vigentes de trânsito para o deslocamento de mercadorias.

Como funciona a gestão de frotas?

A gestão de frotas funciona como uma plataforma de controle para monitorar e administrar as atividades de cada veículo.

A tecnologia desempenha um papel importante neste processo, proporcionando eficiência e reduzindo o tempo necessário para diversos procedimentos.

Hoje em dia, sistemas de rastreamento são utilizados para coletar dados sobre as operações dos veículos em trânsito.

Esses dados permitem que a empresa tome decisões mais informadas sobre o fluxo das operações e a jornada dos condutores, otimizando a logística e melhorando o desempenho geral da frota

Como funciona o seguro de frotas?

Assim como o seguro automotivo individual, o seguro de frota de veículos oferece uma gama de proteções, incluindo:

  • Segurança para os passageiros em caso de acidentes envolvendo qualquer veículo da frota.
  • Indenização por danos resultantes de acidentes, roubo ou furto do automóvel.
  • Assistência ao veículo e seus ocupantes em situações de pane ou acidente.
  • Ressarcimento por danos causados a terceiros.

O seguro de frota de veículos é contratado através de uma proposta, e após a aprovação, a seguradora emite uma apólice.

O custo do seguro varia conforme vários fatores, como histórico de sinistros, quantidade de veículos, características da frota, e região de circulação.

Seguro de frota de caminhões

O seguro de frota de caminhões funciona de forma semelhante ao seguro para veículos particulares, requerendo informações detalhadas sobre os veículos, suas características, rotina de uso e detalhes dos motoristas.

Para uma contratação mais precisa e eficaz, é essencial fornecer informações específicas, como:

  • Sobre o veículo: Tipo de carroceria e presença de equipamentos adicionais.
  • Sobre a carga: Natureza (leve ou pesada) e tipos de carga transportados com maior frequência.
  • Sobre o transporte: Uso próprio ou para terceiros, região de circulação predominante, entre outros.

Essas informações detalhadas permitem que a seguradora ofereça as melhores condições para o seguro de frota da sua transportadora.

Quais são os tipos de frotas gerenciadas pela gestão de frotas?

As empresas que lidam com transporte de cargas necessitam de veículos específicos para atender às suas demandas comerciais.

Essas necessidades podem ser atendidas por diversos tipos de frotas, incluindo:

  • Veículos leves: Ideais para transportar pequenas cargas e equipes de atendimento. Incluem sedans, hatchbacks, compactos, SUVs e utilitários.
  • Veículos pesados: Usados para o transporte de grandes volumes e cargas pesadas, como caminhões.
  • Veículos especiais: Incluem viaturas policiais, ambulâncias, carros funerários e veículos adaptados para necessidades específicas.
  • Carros para deslocamento de funcionários: Automóveis utilizados para transportar funcionários de empresas para diversos locais

Frota própria ou terceirizada: qual a diferença e as vantagens para a gestão de frotas?

Para compreender como funciona a gestão de frotas, é essencial distinguir entre frota terceirizada e frota própria.

Frota Terceirizada A frota terceirizada consiste em veículos alugados pela empresa por um período específico, de maneira que seja mais conveniente para a companhia.

Frota Própria A frota própria é composta por veículos que pertencem à empresa e permanecem em sua posse até serem vendidos.

Vantagens da Frota Terceirizada

  1. Foco em Decisões Estratégicas: A terceirização permite que a empresa se concentre nas decisões estratégicas, reduzindo custos operacionais.
  2. Economia e Eficiência: Evita gastos com depreciação dos veículos e economiza tempo e dinheiro na renovação de modelos.
  3. Previsibilidade de Custos: A previsibilidade dos custos facilita o planejamento financeiro, evitando surpresas no orçamento.
  4. Minimização de Tempo Ocioso: Os veículos terceirizados não ficam parados por muito tempo durante manutenções, especialmente se a terceirização for feita com empresas como a Localiza Gestão de Frotas, que oferece oficinas parceiras em todo o Brasil e a opção de carros reserva, aumentando a produtividade.

Vantagens da Frota Própria

Apesar de ter um custo inicial mais elevado, algumas empresas optam pela frota própria para manter maior controle sobre os processos.

  1. Centralização dos Processos: A frota própria permite que os gestores controlem todos os detalhes da frota, em vez de focarem apenas em aspectos estratégicos.

Ambas as opções têm suas vantagens, e a escolha entre uma frota própria ou terceirizada depende das necessidades e objetivos específicos da empresa

Benefícios do Seguro de Frota:

Proteção e Economia para sua Empresa quando você considera seguro de frota para sua empresa, é crucial avaliar os benefícios que justificam esse investimento.

Mas, veja como esse tipo de seguro pode agregar valor ao seu negócio:

1. Proteção contra Prejuízos:

  • Acidentes, roubos e furtos nas estradas podem acarretar prejuízos significativos para sua empresa.
  • O seguro de frota atua como uma proteção, reembolsando financeiramente a empresa diante dessas situações adversas.

2. Maior Aceitação a Riscos:

  • Propostas individuais de apólices muitas vezes são recusadas devido aos riscos associados ao uso dos veículos.
  • O seguro de frota proporciona uma tolerância maior a riscos, simplificando o processo de contratação.

3. Custo Reduzido por Veículo:

  • Financeiramente mais vantajoso do que seguros individuais, o seguro de frota geralmente resulta em um custo menor por veículo.
  • Consolidar a proteção em uma única apólice para toda a frota é uma opção econômica para a empresa.

4. Economia nas Manutenções Corretivas:

  • Escolhendo um seguro completo, que cubra reparos desde danos leves, a empresa pode reduzir os custos com manutenção.
  • Parte dos procedimentos corretivos será suportada pela seguradora, aliviando o orçamento da empresa.

Então, ao considerar esses benefícios, o seguro de frota se destaca como uma medida estratégica para proteger seus veículos, minimizar riscos financeiros e otimizar os custos operacionais da empresa.

Proteção veicular para a minha frota realmente vale a pena?

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Quais são as tarefas da gestão de frotas em uma empresa?

A gestão de frotas pode ser realizada por uma área especializada ou incorporada a outras funções dentro da empresa.

Independentemente disso, ela abrange uma série de tarefas essenciais relacionadas aos veículos e condutores.

Veja algumas das principais responsabilidades:

Condução de Procedimentos Operacionais

Gerenciar processos como licenciamento, pagamento do IPVA e emplacamento dos veículos é fundamental.

Esses procedimentos garantem que a frota opere dentro da legalidade.

Avaliação da Performance dos Condutores e Produtividade da Frota

Monitorar a segurança e o desempenho dos condutores é crucial.

Isso inclui verificar se os veículos estão sendo utilizados de forma eficiente e não ficam parados por longos períodos.

Utilizando sistemas de gestão e ferramentas de telemetria, o gestor pode acompanhar indicadores de desempenho e rotas, identificando oportunidades para otimizar os resultados da empresa e aumentar a segurança.

Monitoramento e Redução de Despesas

Controlar as despesas do setor de frotas e encontrar maneiras de reduzir custos é outra tarefa importante.

Isso pode ser alcançado, por exemplo, através da implementação de programas de conscientização para direção eficiente e segura, contribuindo para a redução de gastos com combustível e manutenção.

Como fazer uma gestão eficiente?

Para garantir uma gestão de frotas eficiente, é recomendável que a empresa adote algumas práticas essenciais.

Confira algumas delas:

Utilizar Ferramentas de Gestão Eficientes

Para uma gestão de frotas de qualidade, é fundamental contar com ferramentas digitais que forneçam acesso completo às informações dos veículos.

Segundo a McKinsey & Company, carros podem gerar até 25 gigabytes de dados por hora.

Esses dados, quando bem analisados, são valiosos para a tomada de decisões.

Ferramentas que permitem a leitura e análise dessas informações podem ser adquiridas ou desenvolvidas pela equipe de tecnologia da informação da empresa.

No caso de frotas terceirizadas, muitas vezes é possível usar os sistemas fornecidos pela própria empresa terceirizada.

É importante garantir que esses recursos sejam seguros, fáceis de usar e precisos.

Interagir com Outros Departamentos da Empresa

O gestor de frotas deve colaborar com outros departamentos em várias ocasiões.

Um exemplo disso é durante a criação da política de frotas, que reúne as diretrizes da empresa sobre o uso dos veículos.

Essa política inclui regras e orientações sobre o uso dos carros, os modelos disponíveis para cada nível hierárquico e os procedimentos a serem seguidos em caso de infrações de trânsito.

Para definir essas políticas de maneira eficaz, é importante que o gestor envolva outras áreas, como RH e jurídico, garantindo que todas as diretrizes sejam claras e cumpridas.

Quais são os principais indicadores da gestão de frotas?

Os indicadores de frota, também chamados de Indicadores Chave de Desempenho, servem para avaliar o desempenho das atividades da gestão de transportes.

Veja, abaixo, os principais:

  • Consumo de combustível;
  • Manutenção de veículos;
  • Produtividade da frota;
  • Multas;
  • Sinistros;
  • Custo Operacional do Veículo (COV).
melhores marcas de caminhões

Como fazer para reduzir custos na frota da sua empresa?

Para reduzir os custos do gerenciamento de frota sem interferir na produtividade do seu negócio, você deve:

  • Investir nos treinamentos para condutores;
  • Realizar as manutenções preventivas para manter o desempenho dos veículos;
  • Manter o controle dos combustíveis;
  • Traçar rotas alternativas e melhores para as viagens;
  • Analisar a possibilidade de terceirizar a frota;
  • Utilizar os sistemas de monitoramento e roteirização para a frota.
  • Contrate uma proteção veicular para aumentar a segurança.

Como contratar uma frota terceirizada e sistemas de gestão de frotas?

Para contratar uma empresa de terceirização e gestão de frotas, é importante iniciar com uma pesquisa detalhada.

Busque informações confiáveis em sites, blogs e revistas especializadas para entender melhor os benefícios da terceirização.

Após essa etapa inicial, siga os passos abaixo:

Passo 1: Converse com Fornecedores

Entre em contato com fornecedores e outros players do mercado para esclarecer dúvidas sobre o processo.

Aproveite essa oportunidade para pedir ajuda na estimativa do custo real de manter uma frota própria em comparação com a terceirizada.

Passo 2: Avalie a Atuação dos Fornecedores

Investigue a atuação dos fornecedores potenciais.

Verifique, por exemplo, se eles possuem boas parcerias com oficinas e se oferecem um suporte próximo para auxiliar nos indicadores de desempenho e facilitar o contato em eventuais necessidades.

Passo 3: Comunique-se com Clientes e Parceiros

Converse com seus clientes ou parceiros em potencial.

Essa etapa é essencial para identificar os pontos fortes e fracos de cada fornecedor, garantindo uma escolha mais informada.

Na fase final de decisão, leve em conta não apenas o preço, mas também todos os diferenciais competitivos observados durante as etapas anteriores.

É fundamental optar por um fornecedor com experiência e soluções de qualidade que possam ajudar a gestão da frota a agregar valor ao negócio

Conclusão Gestão de frotas

A gestão de frotas é essencial para garantir a eficiência operacional e a segurança dos veículos de uma empresa.

Implementar práticas eficazes e utilizar ferramentas de tecnologia avançada são passos fundamentais para alcançar resultados positivos.

A interação com diferentes departamentos, a avaliação contínua do desempenho dos condutores e a redução de custos operacionais são aspectos cruciais para uma gestão bem-sucedida.

Optar por uma frota terceirizada pode ser uma solução vantajosa, oferecendo economia e eficiência, enquanto uma frota própria permite maior controle dos processos.

Em ambos os casos, contar com um fornecedor confiável é crucial para o sucesso da operação.

Nesse contexto, a APVS se destaca como uma excelente opção para a proteção veicular, oferecendo segurança e suporte de qualidade para a sua frota.

Com mais de 14 anos de experiência e uma rede de 280 mil associados, a APVS é líder no segmento, garantindo tranquilidade e eficiência para seus clientes.

Escolher a APVS é investir na melhor proteção para a sua frota, com a certeza de contar com um serviço confiável e de alta qualidade

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